Documentation utilisateur CHAIRMAN CLIENT

1 Présentation des menus Chairman Client

1.1 Fichier

Connecter / Déconnecter : pour se connecter ou se déconnecter du serveur

Assistant de configuration : pour être guidé dans le paramétrage du logiciel étape par étape

Quitter (Ctrl+Q): pour fermer l'application

1.2 SMS

Liste de vos SMS (Ctrl+L) : historique de vos SMS envoyés, en attente d'envoi avec état des accusés de réception

Modèles de SMS : si vous envoyez fréquemment les même SMS, vous pouvez créer des modèles de messages que vous pourrez utiliser plus tard. Cela vous évitera de les écrire à nouveau.

• Modèles privés : ces modèles ne peuvent être utilisés que par l'utilisateur qui les a créés et les utilisateurs avec des pouvoirs étendus.

• Modèles publics : ces modèles peuvent être utilisés par tous les utilisateurs de votre entreprise.

• Sauvegarder le modèle de message SMS : pour enregistrer en tant que modèle le message que vous avez écrit ou pour en créer un nouveau.

Publipostage : pour envoyer à de multiples destinataires un message commun incluant des informations personnalisées pour chacun d'eux. Le message est personnalisé par l'insertion de champs de fusion dans le texte.

• Champs personnels : informations personnelles contenues dans la fiche contact du destinataire (nom, prénom, adresse...)

• Champs professionnels : informations professionnelles contenues dans la fiche contact du destinataire (téléphone professionnel, titre, adresse professionnelle...)

• Champs divers : informations de votre choix contenues dans l'onglet Autres de la fiche contact du destinataire.

Envoyer le SMS (Ctrl+E) : expédie le SMS immédiatement ou le place en envoi différé selon le type d'envoi choisi

Annuler le SMS : annule l'envoi du SMS et efface le titre et le message saisi.

1.3 Contacts

Liste des contacts (Ctrl+T) : visualiser la liste de vos contacts (ajout, modification, suppression)

1.4 Crédits (menu facultatif selon les utilisateurs)

Le menu Crédits n'apparaît que si vous êtes autorisé à gérer et/ou acheter des références de crédits SMS.

Ajouter des crédits : pour ajouter les références de crédits SMS que vous avez achetées

Gestion des crédits : pour ajouter/supprimer des références, voir les factures, suivre la consommation des références

1.5 Aide

Rubrique d'aide (Ctrl+F1) : pour vous guider dans le fonctionnement du logiciel

A propos de : information éditeur et version du logiciel

2 Assistant de configuration

L'assistant de configuration vous permet de paramétrer étape par étape l'application CHAIRMAN CLIENT. En cas de difficulté veuillez contacter votre administrateur système.

Menu Fichier > Assistant de configuration

3 Envoi d'un message SMS

3.1 Envoi d'un sms simple vers un ou plusieurs destinataires

1. Saisissez le numéro de téléphone du destinataire (Ex : 0617060606) dans le champs N° de portable puis cliquez sur l'icône . Vous pouvez aussi sélectionner vos destinataires à partir de votre Liste des contacts en cliquant sur l'icône Ajouter (voir la section « Liste des contacts »).

2. Choisissez le mode d'envoi

   SMS normal : mode d'envoi traditionnel d'un sms. Le destinataire peut consulter le message dans le menu de messagerie de son téléphone.

   SMS Flash : le message s’affiche directement sur l'écran du téléphone portable du destinataire. Il est accessible immédiatement à la lecture sans avoir besoin d’aller dans le menu de messagerie. Les SMS flash ne sont pas gardés dans la mémoire du téléphone. Le destinataire ne pourra pas le relire s'il ne l'enregistre pas.

3. Choisissez le type d'envoi

   Envoi immédiat : le sms est envoyé dans la minute qui suit le clic sur le bouton Envoyer le SMS.

   Envoi différé : le message est envoyé à la date et heure que vous programmez.

4. Choisissez un nom de SMS. Par exemple le nom de votre campagne publicitaire si votre message est une publicité. Ce nom n'est pas envoyé au destinataire. Il s'agit juste d'une information vous permettant de retrouver facilement votre message dans la Liste de vos SMS (Voir la section « Liste de vos SMS »).

5. Saisissez le message. Le SMS peut contenir jusqu'à 160 caractères (caractères usuels). Vous pouvez insérer dans votre message des champs de fusion correspondant à des informations propres à un destinataire provenant de sa fiche de contact (voir section « Envoi d'un SMS en publipostage ».

6. Cliquez sur le bouton Envoyer le SMS

   Pour effacer le SMS et ne pas l'envoyer, cliquez sur Annuler le SMS.

7. Une fenêtre s'ouvre indiquant l'état de l'envoi du SMS.

3.2 Envoi d'un SMS Flash

Lorsqu'un SMS est envoyé en mode flash le message s’affiche directement sur l'écran du téléphone portable du destinataire. Il est accessible immédiatement à la lecture sans avoir besoin d’aller dans le menu de messagerie. Les SMS flash ne sont pas gardés dans la mémoire du téléphone. Le destinataire ne pourra pas le relire s'il ne l'enregistre pas.

Pour envoyer un SMS Flash, cochez SMS Flash dans la partie Mode d'envoi. Pour envoyer le message, reportez vous à la section « Envoi d'un SMS simple à un ou plusieurs destinataires ».

3.3 Envoi d'un SMS en différé

Programmation d'un SMS en différé

Pour envoyer un SMS en différé, cochez Envoi différé et programmez la date et l'heure de l'envoi dans la partie Type d'envoi. Pour envoyer le message, reportez vous à la section « Envoi d'un SMS simple à un ou plusieurs destinataire ».

4 Modifier un ou plusieurs SMS en attente d'envoi

Seuls les SMS non envoyés peuvent être modifiés.

1. Affichez la liste de vos SMS (SMS > Liste de vos SMS ou CTRL+L)

2. Recherchez votre ou vos SMS dans la liste

3. Sélectionnez la ligne qui correspond à votre SMS ou sélectionnez tous ceux à modifier en maintenant la touche de votre clavier Ctrl enfoncée puis en cliquant sur chacune des lignes.

4. Cliquez sur Modifier

   Modification d'un seul SMS

   Vous pouvez modifier n'importe quel élément du SMS y compris le numéro de téléphone.

   Modification de plusieurs SMS

   Attention les modifications apportées sont appliquées à TOUS les SMS sélectionnés.

   Les SMS pour lesquels vous souhaitez apporter des modifications ne sont pas obligatoirement identiques (Ex. Mode d'envoi différent). Dans la fenêtre qui s'ouvre apparaissent par défaut les éléments identiques à tous les SMS sélectionnés. Les éléments non cochés sont ceux qui différent. Vous pouvez cependant tous les modifier en cochant l'élément à modifier. Effectuez vos modifications. Attention tous les SMS sélectionnés seront modifiés.

5 Liste des contacts

5.1 Créer une Fiche contact

1. Menu Contacts > Liste des contacts (Ctrl+T)

2. Dans la partie de droite Liste des contacts cliquez sur Créer

3. Remplissez la Fiche contact. L'onglet Autres permet de rajouter 3 informations de votre choix non prévues dans la fiche (Ex. date d'anniversaire, age...)

5.2 Modifier ou supprimer une Fiche contact

1. Menu Contacts > Liste des contacts (Ctrl+T)

2. Sélectionnez le contact, dans la partie de droite Liste des contacts

3. Cliquez sur pour modifier ou sur pour supprimer le contact

5.3 Créer une Liste de diffusion

1. Menu Contact > Liste des contacts (Ctrl+T)

2. Dans la partie de gauche Liste de diffusion cliquez sur Créer

3. Donnez un nom à votre liste de diffusion et validez par OK
   La nouvelle liste apparaît dans la fenêtre de gauche

4. Pour ajouter les contacts dans votre liste de diffusion, cliquez sur Tous les contacts dans la partie gauche.

5. Dans la partie droite, sélectionnez les contacts à ajouter et glissez les dans votre liste de diffusion.

5.4 Modifier ou supprimer une Liste de diffusion

1. Menu Contact > Liste des contacts (Ctrl+L)

2. Dans la partie de gauche Liste de diffusion, sélectionnez la liste à modifier ou à supprimer

3. Cliquez sur pour modifier ou sur pour supprimer la liste de diffusion

5.5 Ajouter un contact à une liste de diffusion existante

1. Menu Contact > Liste des contacts (Ctrl+L)

2. Cliquez sur Tous les contacts dans la partie gauche Liste de diffusion

3. Dans la partie droite, sélectionnez les contacts à ajouter et glissez les dans votre liste de diffusion.

6 Les modèles de SMS

Si vous envoyez fréquemment les même SMS, vous pouvez créer des modèles de messages que vous pourrez utiliser ultérieurement. Cela vous évitera de les écrire à nouveau.

6.1 Les types de modèles : modèles privés et modèles publics

Modèles privés : ces modèles ne peuvent être utilisés que par l'utilisateur qui les a créés et les utilisateurs avec des pouvoirs étendus.

Modèles publics : ces modèles peuvent être utilisés par tous les utilisateurs de l'entreprise.

6.2 Créer un modèle de SMS

1. Menu SMS > Créer un modèle de SMS

2. Si vous souhaitez que ce modèle puisse être utilisé par tous les utilisateurs de votre entreprise, cochez la case « Modèle public », le cas échéant il sera considéré comme un modèle privé.

3. Saisissez un nom de SMS et le texte du message. Vous pouvez insérer des champs de fusion dans le texte pour créer un modèle de publipostage (voir la section « Envoi d'un SMS en publipostage »).

4. Cliquez sur OK

6.3 Sauvegarder un SMS en tant que modèle

1. Saisissez le message dans la fenêtre de rédaction d'un SMS

2. Allez dans le menu SMS > Sauvegarder un modèle de SMS

3. Si vous souhaitez que ce modèle puisse être utilisé par tous les utilisateurs de votre réseau, cochez la case « Modèle public »

4. Cliquez sur OK

6.4 Utiliser un modèle de SMS

1. Menu SMS > Modèle de SMS > Modèles privées ou Modèles publics

• Modèles privés : ces modèles sont ceux que vous avez créés et que seul vous et les utilisateurs ayant des pouvoirs étendus peuvent utiliser.

• Modèles publics : ces modèles sont ceux créés par différents utilisateurs de votre entreprise. Vous pouvez voir son propriétaire dans la colonne Propriétaire

2. Sélectionnez le modèle à utiliser

3. Validez en cliquant sur l'icône Utiliser le modèle sélectionné

6.5 Modifier, supprimer un modèle de SMS

1. Menu SMS > Modèle de SMS > Modèles privés ou Modèles publics

2. Sélectionnez le SMS à modifier ou supprimer

3. Cliquez sur l'icône pour modifier le SMS ou sur pour le supprimer

7 Envoi d'un SMS en publipostage (mailing)

Un envoi en publipostage permet d'envoyer à un ou plusieurs destinataires un message incluant des informations personnalisées provenant de la Fiche de contact du destinataire. Le message est personnalisé par l'insertion de champs de fusion dans le texte. Ces champs seront remplacés lors de l'envoi du SMS par les données qui correspondent.

7.1 Les champs de fusion

Il existent 3 types de champs de fusion. Tous proviennent de la Fiche de contact du destinataire. Pour remplir la Fiche contact d'un destinataire, reportez-vous à la section « Liste des contacts » .

• Champs personnels : informations personnelles contenues dans la fiche contact du destinataire (nom, prénom, adresse...)

• Champs professionnels : informations professionnelles contenues dans la fiche contact du destinataire (téléphone professionnel, titre, adresse professionnelle...)

• Champs divers : champs supplémentaires vous permettant d'enregistrer les informations de votre choix concernant un destinataire. Par exemple sa date de naissance. Ces champs sont disponibles dans l'onglet Autres de la fiche contact.

7.2 Faire un envoi de SMS en publipostage

1. Rédigez votre message ou chargez un modèle de SMS (voir section « Les modèles de SMS »)

2. Insérez les champs de fusion à l'endroit souhaité soit par clic droit dans le message puis Champs de Fusion soit par le menu SMS > Champs de fusion

   Exemple d'un SMS avec champs de fusion

Bonjour {PRENOM} {NOM}. Nous vous informons que votre commande a été envoyée ce jour.

Les balises {PRENOM} et {NOM} seront remplacées par les informations contenues dans les champs Prénom et Nom de la Fiche contact du destinataire.

IMPORTANT : Le message d'un SMS étant limité à 160 caractères, vous pouvez restreindre la longueur de l'information d'un champs en ajoutant après le nom du champs la longueur maximum en nombre de caractères.
Exemple {PRENOM:10} : le prénom sera tronqué à 10 caractères si celui-ci est plus long.

Exemple d'un SMS avec champs de fusion tronqué

Bonjour {PRENOM:10} {NOM}. Nous vous informons que votre commande a été envoyée ce jour.
Le prénom sera tronqué à 10 caractères si celui-ci est plus long.

Destinataire 1 appelé Pierre (6 caractères)
Bonjour Pierre DUPONT. Nous vous informons que votre commande a été envoyée ce jour.

Destinataire 2 appelé Charles Hubert (14 caractères)
Bonjour Charles Hu DURAND. Nous vous informons que votre commande a été envoyée ce jour.
Le prénom a été tronqué à 10 caractères.

8 Crédits SMS : gestion et achat de référence de crédits

Seules les personnes autorisées peuvent gérer et/ou acheter les références de crédits SMS. Uniquement dans ce cas là le menu Crédits sera visible.

8.1 Ajouter une référence de crédits SMS

1. Menu Crédits > Ajouter des crédits
   Ce choix apparaît actif uniquement si vous êtes autorisé à ajouter et/ou acheter des références de crédits SMS (pour plus d'information contactez votre administrateur système)

2. Achetez une référence de crédits SMS en vous connectant à notre site internet
   http://www.24h24.org/achat_credit.htm

3. Saisissez la référence reçue par email suite à votre achat

8.2 Gérer les références de crédits SMS

Accédez à la gestion par le menu Crédits > Gestion des crédits. Ce choix apparaît actif uniquement si vous êtes autorisé à gérer des références de crédits SMS (pour plus d'information contactez votre administrateur système)

Les références apparaissent dans le panneau de gauche.

Référence valide

Référence épuisée

Actions sur les références

1. Sélectionnez une référence

2. Cliquez sur le bouton

• supprimer : pour supprimer une référence épuisée

• facture : pour visualiser la facture correspondante à la référence et l'imprimer

• consommation : pour voir l'ensemble des SMS envoyés avec cette référence, la date d'envoi, l'accusé de réception et le message

Information sur la référence sélectionnée

• Date d'achat : date de paiement de la référence de crédits SMS

• Crédits total : nombre total de crédits SMS pour la référence sélectionnée

• Crédits utilisés : nombre de crédits que vous avez utilisés pour l'envoi de SMS avec la référence sélectionnée.
  1 crédit = 1 sms envoyé

• Crédits restants : nombre de crédits disponibles pour envoyer des SMS avec la référence sélectionnée

• Date d'expiration : date à laquelle la référence s'est épuisée

Totaux pour l'ensemble des références

• Nombre de crédits projetés : nombre de crédits nécessaires pour envoyer les SMS placés en Envoi différé.

• Nombre de crédits total : nombre total de crédits dont vous disposez sur l'ensemble des références

• Nombre de crédits virtuels : nombre de crédits restant si les SMS en envoi différé sont envoyés.
  Note : pour que tous les SMS soient envoyés en temps et en heure, vous devez veiller à ce que le nombre de crédits virtuels soit au minimum égal à la somme du nombre de crédits projetés et du nombre de crédits total.

  Exemple 1 :

  Nombre de crédits projetés : 100
  Nombre de crédits total : 60
  Nombre de crédits virtuels : - 40 (60-100)
  40 SMS ne pourront pas être envoyés car vous ne disposez pas assez de crédits

  Exemple 2 :

  Nombre de crédits projetés : 100
  Nombre de crédits total : 150
  Nombre de crédits virtuels : 50 (150-100)
  Tous les SMS seront envoyés et il restera encore 50 crédits disponibles.