Documentation utilisateur CHAIRMAN SERVEUR

1 Configuration minimale

La suite logicielle CHAIRMAN fonctionne avec toutes les versions de Windows® à l'exception de Windows® 95 et 98.

Réseau :

Votre réseau doit être configuré en IP (peu importe la classe).

Le serveur doit avoir un accès à internet direct. Si le poste surlequel est installé le serveur nécessite un proxy, utilisez un « Port mapper » pour rediriger tout le trafic HTTP (port 80) et FTP (port 21) vers les ports du proxy.

Les CHAIRMAN CLIENT installés sur les ordinateurs de chaque utilisateur n'accèdent pas à Internet. Ils n'ont de relation qu'avec CHAIRMAN SERVEUR. Celui ci doit donc être accessible par tous les CHAIRMAN CLIENTS.

Firewall :

CHAIRMAN SERVEUR communique avec nos serveurs sur le port 80 (HTTP) et le port 21 (FTP).

Il communique aussi par défaut sur le port 3306 pour discuter avec le serveur de base de données MySQL et est en écoute sur les ports (par défaut) 5906, 5907,5908 pour les connexions avec les CHAIRMAN CLIENT.

Base de données :

CHAIRMAN a besoin d'un serveur de bases de données MySQL.

Il peut se connecter sur un serveur existant de votre réseau mais vous pouvez aussi en installer un pour le faire fonctionner.

Vous pouvez télécharger GRATUITEMENT un serveur de bases de données MySQL à l'adresse suivante : http://www.MySQL.fr/products/database/MySQL/community_edition.html

2 Premier lancement de CHAIRMAN

MySQL doit être installé et en état de marche avant le premier lancement de CHAIRMAN.

Sous Windows XP, le FireWall devrait bloquer CHAIRMAN et le serveur MySQL. N'oubliez pas de l'autoriser à débloquer ces programmes.

Note à propos de MySQL

Par défaut, lors de l'installation d'un serveur MySQL, l'utilisateur root à distance, n'existe pas. S'il existe, il a des droits restreints (pas de création d'un utilisateur 'CREATE USER') pour des raisons de sécurité.

Si CHAIRMAN SERVEUR est utilisé sur la même machine que le serveur de bases de données MySQL, cela ne pose pas de problème. Dans l'assistant de configuration, indiquez le numéro IP du serveur MySQL local (127.0.0.1) ainsi que l'utilisateur « root » et le mot de passe correspondant.

L'assistant créera alors tout ce dont CHAIRMAN SERVEUR a besoin.

Si l'assistant est lancé sur une autre machine que le serveur MySQL, vous devez créer un utilisateur root distant qui a le droit de créer des bases de données, des tables, des utilisateurs.
Une fois fait, l'assistant pourra se connecter au serveur distant et créer tout le nécessaire pour le fonctionnement de Chairman.

Rappel de quelques commandes SQL de base :

Créer un utilisateur root ayant accès au serveur à distance avec plein pouvoir :

CREATE USER 'root';

GRANT USAGE ON * . * TO ''root''@''%'' IDENTIFIED BY ''MotDePasse''

WITH MAX_QUERIES_PER_HOUR 0 MAX_CONNECTIONS_PER_HOUR 0

MAX_UPDATES_PER_HOUR 0 ;

GRANT ALL PRIVILEGES ON * . * TO 'root'@'%' ;

Si vous ne désirez pas utiliser l'assistant, et créer tout le nécessaire vous même, le fichier « def.sql » situé dans le répertoire d'installation de CHAIRMAN SERVEUR contient la description de la base de données à créer.
Note : les CHAIRMAN CLIENT n'accèdent pas au serveur MySQL. Toutes les demandes passent par CHAIRMAN SERVEUR.

Au premier lancement de CHAIRMAN un assistant de configuration fera place au serveur. Cet assistant va vous aider à créer la base de données.

A la fin, lancer CHAIRMAN SERVEUR pour terminer la configuration.

Si vous avez de nombreux contacts à insérer dans la base de données vous pouvez utiliser l'assistant d'importation accessible par le menu Adresses > Assistant d'importation

Vous pouvez aussi importer des adresses par votre propre moyen dans la base de données MySQL. Table « adr ». Note : les numéros de portable doivent avoir le format 06xxxxxxxx.

3 Présentation des menus CHAIRMAN SERVEUR

3.1 Serveur

Login / Logout (Ctrl+L) : pour se connecter ou se déconnecter.

Arrêter le serveur : pour stopper le serveur.

Quitter (Ctrl+Q) : pour fermer l'application.

3.2 Adresses

Ce menu s'affiche seulement après l'identification.

Importer des Vcards : pour insérer dans les listes de contact des Vcards existantes.

3.3 Aide

Rubrique d'aide : pour vous guider dans le fonctionnement du logiciel.

A propos de : information éditeur et version du logiciel.

4 Onglet Configuration

4.1 Général

• Protéger le programme : cochez cette case pour que seul les utilisateurs « Administrateur » puissent utiliser le programme CHAIRMAN SERVEUR. Une identification sera demandée à chaque lancement de CHAIRMAN SERVEUR.

• Confirmer la sortie : cochez cette case pour qu'une confirmation de demande de fermeture du logiciel apparaisse lorsque vous cliquez sur la croix pour fermer le programme. Cela évite de quitter le logiciel par erreur ce qui entraînerait une déconnection de tous les utilisateurs.

• Lancer minimisé : cochez cette case pour que le logiciel se mette dans la traybar lors de son lancement. Pour l'ouvrir ensuite, faites un clic droit sur l'icône de la traybar et choisissez Restaurer.

• A l'écoute sur : définissez le port sur lequel le serveur attend les connexions des CHAIRMAN CLIENT
  Vous devez relancer le logiciel pour que les modifications soient prises en compte.

• Fréquence d'envoi des SMS : les SMS sont regroupés et envoyés à la fréquence que vous indiquez.

• Alerte Crédits Bas : permet d'envoyer un email à certains utilisateurs pour les informer que le nombre de crédits SMS devient insuffisant.

1. Cochez la case Prévenir en cas de crédit bas.

2. Choisissez un seuil de nombre de SMS à partir duquel l'email d'alerte doit être envoyé.

3. Cochez le ou les utilisateurs à prévenir. Assurez vous que les utilisateurs cochés ont bien une adresse email (voir section « Onglet Utilisateur – Modifier un utilisateur »).

4. Saisissez les paramètres du serveur mail SMTP pour que les emails d'alertes puissent être envoyés correctement aux utilisateurs.

   Note : un seul email d'alerte est envoyé par jour à tous les utilisateurs cochés.

4.2 Base de données

Saisissez les informations concernant votre base de données MySQL dans laquelle est stocké l'ensemble des informations concernant CHAIRMAN SERVEUR.

4.3 Traces

Les traces permettent de suivre tous les évènements survenus lors de l'utilisation du logiciel quelque soit l'utilisateur. Pour chacune des traces vous visualisez le type, l'utilisateur, la date à laquelle l'évènement est survenu et le message correspondant. La liste des traces est visible dans l'Onglet Traces (voir section « Onglet Traces »).

• Activer les traces : cochez cette case pour que les traces soient enregistrées.

• Purge automatique : la liste des traces peut rapidement devenir importante. Vous pouvez choisir d'en supprimer automatiquement et régulièrement. Choisissez la fréquence à laquelle doit s'effectuer la purge et le nombre de jours de traces à conserver.

4.4 Push tracking

Quand un SMS est envoyé, l'opérateur téléphonique nous retourne l'état de l'envoi et de la réception ou non du SMS par le destinataire « tracking status ».
Nous prouvons vous communiquer cet état directement sur votre serveur en utilisant la technologie du « push ». A noter que cette information est renvoyée par l'opérateur que s'il le désire. Il est donc possible que certains SMS n'aient pas de retour.

Activation du « push tracking »

• Accès public : pour que nous puissions vous retourner l'état de l'envoi, vous devez indiquer une adresse IP accessible de l'extérieur de votre réseau ainsi qu'un numéro de port.

• Port local : réglez le port d'écoute interne du « push tracking ».

• Clef de sécurisation : cette clé permet de vous identifier et sécurise les transferts de données entre vous et nous. Elle s'obtient lors de la création d'un compte client sur notre site http://www.24h24.org/

Une fois la configuration terminée, cochez Activer le « push tracking ». A chaque SMS envoyé, vous recevrez un état sur l'envoi et la réception du SMS.

Note : En cas d'échecs répétés de push vers votre serveur, nos serveurs stopperont le push jusqu'à ce que vous relanciez le programme.

5 Onglet Résumé

Présente une vue d'ensemble d'informations concernant l'utilisation de CHAIRMAN

Utilisateurs

• Total : nombre total d'utilisateurs ayant été paramétrés pour utiliser le logiciel (voir la section « Onglet utilisateurs ».

• Connecté(s) : utilisateurs actuellement connectés au serveur et pouvant envoyer des SMS.

  SMS

  • SMS en attente : SMS non envoyés. Il s'agit des SMS dont le mode d'envoi est Envoi différé.

  • SMS envoyés : nombre total de SMS envoyés.

  • SMS reçus : nombre total de SMS ayant été envoyés et reçus par leurs destinataires.

  • SMS non reçus : nombre total de SMS ayant été envoyés et non reçus par leurs destinataires pour diverses raisons.

    Crédits

  • Crédits projetés : nombre de crédits nécessaires pour envoyer les SMS placés en Envoi différé.

  • Crédits disponibles : nombre total de crédits dont vous disposez sur l'ensemble des références

  • Crédits virtuels : nombre de crédits restant si les SMS en envoi différé sont envoyés.
    Note : pour que tous les SMS soient envoyés en temps et en heure, vous devez veiller à ce que le nombre de crédits virtuels soit au minimum égal à la somme du nombre de crédits projetés et du nombre de crédits disponibles.
    
    
    

Exemple 1 :

Nombre de crédits projetés : 100
Nombre de crédits disponibles : 60
Nombre de crédits virtuels : - 40 (60-100)
40 SMS ne pourront pas être envoyés car vous ne disposez pas assez de crédits.

Exemple 2 :

Nombre de crédits projetés : 100
Nombre de crédits disponibles : 150
Nombre de crédits virtuels : 50 (150-100)
Tous les SMS seront envoyés et il restera encore 50 crédits disponibles.

6 Onglet Liste SMS

Historique de tous les SMS envoyés ou en attente d'envoi avec leur accusé de réception, date d'expédition et nom de l'expéditeur.

Les SMS sur fond Vert sont les SMS transmis correctement sans erreur. Ceux sur fond rouge ont un accusé de réception autre que « reçu » .

Vous pouvez faire un tri ascendant ou descendant sur chaque colonne en cliquant sur son nom.

Supprimer des SMS de la liste

Seuls les SMS envoyés peuvent être supprimés.

1. Sélectionnez un ou plusieurs SMS.

2. Cliquez sur le bouton Supprimer.

A tout moment vous pouvez rafraîchir la liste en cliquant sur le bouton Rafraîchir.

7 Onglet Connectés

Liste de tous les utilisateurs connectés au serveur et pouvant envoyer des SMS.

7.1 Arrêter / Démarrer le serveur

Vous pouvez à tout moment arrêter le serveur en cliquant sur le bouton Arrêter le serveur. Tous les utilisateurs seront déconnectés et ne pourront plus envoyer de SMS.

7.2 Envoyer un message à un utilisateur connecté

1. Cliquez sur l'onglet Connectés.

2. Sélectionnez l'utilisateur dans la liste.

3. Faites un clic droit et choisissez Envoyer un message.

7.3 Déconnecter un utilisateur connecté

1. Cliquez sur l'onglet Connectés.

2. Sélectionnez l'utilisateur dans la liste.

3. Faites un clic droit et choisissez Déconnecter.

8 Onglet Utilisateurs

Toute la gestion des utilisateurs (création / modification de compte, gestion des droits...) se fait à partir de l'onglet Utilisateur. Vous pouvez visualiser également la dernière date de connection de chaque utilisateur.

8.1 Ajouter un utilisateur

1. Cliquez sur l'icône Ajouter

2. Choisissez un login pour l'utilisateur et un mot de passe. En cliquant sur le bouton Générer, vous créez un mot de passe automatiquement. Attention les informations sont sensibles aux majuscules et minuscules.

3. Saisissez l'adresse email de l'utilisateur. L'email est utile si vous souhaitez que cet utilisateur soit informé quand le nombre de crédits SMS devient insuffisant (voir section « Onglet Configuration – Général »).

4. Cochez Compte actif si vous souhaitez que le compte soit immédiatement fonctionnel.

5. Cochez Administrateur si vous souhaitez que cet utilisateur soit également administrateur et puisse gérer l'intégralité du logiciel.

8.2 Modifier un utilisateur

1. Sélectionnez un utilisateur.

2. Cliquez sur l'icône

3. Modifiez les éléments de votre choix.

4. Cliquez sur OK.

8.3 Supprimer un utilisateur

1. Sélectionnez un utilisateur.

2. Cliquez sur l'icône

8.4 Droits d'un utilisateur : définir ou modifier

1. Sélectionnez un utilisateur dans la liste.

2. Cliquez sur l'icône

3. Définissez les droits pour l'utilisateur.

• Aucune restriction : cochez cette case si l'utilisateur peut envoyer des SMS sans aucune limite.

• Jours autorisés : cochez les jours pendant lesquels l'utilisateur peut envoyer des SMS.

• Journée commence à / Journée finit à : définissez une plage horaire pendant laquelle l'utilisateur peut envoyer des SMS.

• Quotas : définissez un nombre de SMS que peut envoyer un utilisateur par heure, par jour, par mois ou par année.

• Mode d'envoi : cochez le ou les modes d'envoi que peut utiliser l'utilisateur.

• SMS Flash : le message s’affiche directement sur l'écran du téléphone portable du destinataire. Il est accessible immédiatement à la lecture sans avoir besoin d’aller dans le menu de messagerie. Les SMS flash ne sont pas gardés dans la mémoire du téléphone. Le destinataire ne peut pas le relire s'il ne l'enregistre pas.

• SMS en envoi différé : le message est envoyé à la date et heure que programme l'utilisateur.

• Destinataires multiples : l'utilisateur peut envoyer des messages à plusieurs destinataires en même temps.

• Modèles publics : les modèles publics sont des modèles de message SMS créés par un utilisateur mais pouvant être visibles et utilisés par les autres utilisateurs de l'entreprise.

• Liste de diffusion : pour faire des envois en nombre, des mailing. Cochez les actions que peut faire l'utilisateur.

• Fiche de contacts : cochez les actions que peut faire l'utilisateur. Par exemple cochez Créer si l'utilisateur a la possibilité d'ajouter un nouveau destinataire à sa Liste de contacts. La liste des contacts est commune à tous les utilisateurs.

• Crédits : tous les utilisateurs ne sont pas obligatoirement autorisés à acheter ou gérer des références de crédits SMS. Cochez les actions que l'utilisateur peut faire.

• Ajouter du crédit : l'utilisateur peut ajouter dans CHAIRMAN CLIENT une référence de crédits SMS pour créditer le compte en SMS.

• Gérer les crédits : l'utilisateur peut acheter un référence de crédits, supprimer celles qui sont épuisées, visualiser et imprimer les factures, suivre la consommation de toute les références (date d'envoi d'un SMS, message, accusé de réception...).

8.5 Rechercher un utilisateur dans la liste

1. Cliquez sur le bouton recherche.

2. Sélectionnez les critères sur lesquels chercher en cochant les cases adéquates.

   
   Cliquez sur Annuler la recherche pour faire apparaître la liste initiale.

9 Onglet Traces

Les traces permettent de suivre tous les évènements survenus lors de l'utilisation du logiciel quelque soit l'utilisateur. Pour chacune des traces vous visualisez le type, l'utilisateur, la date à laquelle l'évènement est survenu et le message correspondant.

9.1 Activer les traces

1. Allez dans l'Onglet Configuration puis Traces (voir section « Onglet Configuration »).

2. Cochez Activer les traces.

9.2 Purger les traces manuellement

Lorsque la liste des traces devient trop importante, vous pouvez la supprimer dans son intégralité ou jusqu'à une date précise.

1. Cliquez sur le bouton Purger.

2. Cochez Purger tout, pour tout supprimer ou choisissez une date. Toutes les traces de cette date et celles antérieures seront supprimées.

9.3 Purger les traces automatiquement

1. Allez dans l'Onglet Configuration puis Traces (voir section « Onglet Configuration »).

2. Cochez Active dans Purge automatique.

3. Choisissez la fréquence à laquelle doit s'effectuer la purge et le nombre de jours de traces à conserver.
   
   
   

10 Déployer, installer CHAIRMAN CLIENT sur les postes des utilisateurs

Pour installer CHAIRMAN CLIENT sur plusieurs postes d'une manière rapide, nous fournissons le logiciel Chairman déploiement. Pour l'obtenir vous devez cochez Chairman déploiement dans les éléments à installer lors de l'installation de CHAIRMAN.

Vous trouverez le programme dans le répertoire où vous avez installé CHAIRMAN sous le nom « install_client.exe ». Lancez ce programme sur tous les postes où vous désirez installer des CHAIRMAN CLIENT.

Vous aurez besoin du nom de l'utilisateur, de son mot de passe (voir section « Onglet Utilisateur »), l'adresse du serveur ainsi que le port d'écoute.